电子档案销毁方法有哪些（档案鉴定销毁的流程有哪些）

电子档案销毁方法有哪些（档案鉴定销毁的流程有哪些）

电子文件现在是我们最喜欢的一种文件方式，电子文件准确而全面理解电子文件的内涵和外延，是对其展开科学管理的前提，文件是指机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程 中形成、接收并维护的作为凭证和具有査考作用的信息，电子文件, 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公 务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录，我们对文件也是要有一定的理解。

纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充，电子文件的可共享性这一点也是非常的方便我们的操作，还有存储的高密度性和信息的可操作性等是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上，非常的方便便捷，适合年轻人的办公方式。

判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生，其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，通常需要釆取一定的措施来固定文件的内容和形式，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件，不限于文字、图表、图像、音频、视频等，电子文件的格式也是非常的多，doc格式转化为pdf格式是我们工作中进行需要用到的，格式不懂功能也是不一样。

电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号一数字代码，即人无法直接识读和理解，只有通过计算机 特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它，电子文件销毁销毁方式也是会有所不一样，电子文件的载体是U盘、光盘、光驱等等，电子文件我们常用的方式是粉碎、消磁等方式进行文件销毁，电子文件销毁和纸质文件销毁都是一样重要的，文件销毁工作是每个公司都需要去做的一件事情，电子文件销毁也是一样需要找专业的销毁公司销毁才行。

电子档案销毁方法有哪些？

电子文件的鉴定包含三个方面的内容：

首先，对电子文件内容价值的鉴定。针对电子文件在归档之前容易“流失”的特点，可尝试用“职能鉴定”即以职能为基础进行鉴定的方法。在电子文件形成之前或形成之初进行首次鉴定，通过软件系统进行相关设定，将没有保存价值的电子文件剔除出去。

其次，对电子文件原始性的鉴定，以保证文件的凭证价值。这要考虑计算机技术和电子文件的管理两个因素，主要是对记载电子文件相关特征的记录进行检查，确认电子文件的原始性。

再次，对电子文件保存、识读有关的技术状况的鉴定。主要从信息和载体两个角度进行，检查信息的完整性、载体的完好性。

那些没有保存价值的电子文件，或者虽有保存价值的信息、载体已受损且无法修复的电子件，不属于归档范围，在履行必要的手续后，可进行销毁。

电子文件销毁的时机与实施者

纸质文件在鉴定完毕后，不需留存的文件由档案部门统?销毁，是实践中行之有效的做法、但如果电子文件也一律按此办法销毁则是不经济的，也会影响到工作效率。

电子文件的鉴定工作决定着电子文件销毁的时机、实施者。如果使用统一的办公软件，在系统设计之初就可根据职能鉴定法决定文件的存留，经过文件形成者确认之后，应该销毁的电子文件就应由软件系统自动删除；如果所使用的办公软件没有相应的鉴定功能，可在档案部门的参与下(档案部门可派人前往，条件成熟时，也可直接通过网络进行控制)，定期对电子文件进行批量鉴定，及时将没有保存价值的电子文件销毁；经过初次鉴定后的电子文件，在归档时，由档案部门进一步鉴定，被剔除出的电子文件内档案部门统一销毁。

电子文件的销毁方法

电子文件的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。

电子文件的信息销毁是通过软件系统改变载体的状态，将电子文件数据从记录载体上彻底消除的一种方法、这种方法适用于可重复使用的记录载体，如硬盘、软盘、可擦写式光盘、磁带机等。它的优点是可重复利用载体，节约了资源、经费，销毁方法简单。缺点是，销毁过程具有非直观性，主要是通过计算机软件系统来完成销毁工作，如果销毁不彻底，容易留下失泄密的后患。

电子文件的载体销毁是指将电子文件的载体连同信息一起销毁的方法，主要适应于一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较彻底。缺点是，浪费资源。从目前看，电子文件载体的回收、再生工作开展得不够，还存在着载体的销毁处理会给环境带来不利影响的问题。

档案鉴定销毁的流程有哪些？

档案鉴定是档案管理工作的一个重要环节，是鉴别判定档案价值、决定档案“存”“毁”的一项专业性档案业务工作。经过鉴定，对那些确实已经失去保存价值的档案，应当按照要求予以销毁。

《档案法》第三章第十五条规定“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定”，《机关档案工作条例》第十七条规定“机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定”，“鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁”。

销毁档案的程序

1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。

2、拟订鉴定报告，提出销毁意见。报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍，并提出销毁意见、陈述销毁原因。

3、机关分管负责人审批。

4、销毁。领导批准后，一般由二人将需要销毁的档案送往指定的造纸厂做原料，数量较少的亦可自行焚毁，不须当作其他用途，更不许出卖。无论采用什么方法，必须指定两人以上监销，确已销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字，以示负责。

5、未批准销毁的档案，要拿出继续保存。

特殊情况

情况特殊的专门档案，销毁时还要遵照有关规定执行。如会计档案的销毁工作，就要按照财政部和国家档案局下发的《会计档案管理办法》执行，具体程序是：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清。

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁时，应由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监销。

（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照时会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。