公司档案销毁的方法有哪些(档案销毁一般怎么销毁)

公司档案销毁的方法有哪些(档案销毁一般怎么销毁)

随着经济的增长,社会的进步,过期档案的保密性及安全性也受到企业和单位更多的关注,所以对于各种各样的涉密载体的处理也随之变得重视,如何对档案进行合理销毁变成了人们比较关注的问题。

一、销毁文件档案的方式:

1. 物理粉碎:通过碎纸机或类似装置使物料破碎成条状或颗粒。

2. 电子消磁:用强磁铁永久消除磁介质的数据。(弊端:专业机构可恢复) 。

3、物理破碎:“机械销毁”,不断剪切成越来越小件物品,直到无法识别和成为混合的废料。

4、纸张熔浆再生;将废旧的纸再次熔为纸浆,再造新纸。

5、无害化焚烧,安全性保密性最高。

公司档案销毁的方法有哪些(档案销毁一般怎么销毁)

二、文件档案的销毁流程:

1. 准备销毁的档案,在批准前须单独系统保管,以便审批时可以进行备查。

2. 批准之后须要将待销毁的档案送到有资质的造纸厂化为纸浆或焚毁。

3. 销毁档案时须有两人以上进行监销, 直至档案确已销毁后,监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期,并签字以示负责。

4. 档案销毁后要在有关目录上注销,并在各种统计台账上注明。

5.文档销毁完毕后,开具销毁报告,提供视频照片。

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三、档案销毁时需要注意的事项:

1. 认真执行档案销毁的原则,坚持档案销毁的标准,按照档案保管期限表规定的标准。

2. 档案销毁前,需要经过档案销毁鉴定领导小组对其准备销毁的档案销毁清册,认真核对档案,确认无误,方可进行销毁,并在销毁清册上签名或盖章。

由于多数企业保密意识薄弱,把企业堆积的纸质文件简单处理,卖到废品收购站甚至直接扔到垃圾堆。收集处理废旧纸质文件,可以了解企业很多重要甚至涉密信息。纸质文件蕴含企业商业秘密,需要安全销毁处理。所以需要经过专业的处理,消除企业堆积的众多纸质文件的泄密安全隐患,确保商业秘密的安全。

公司档案销毁的方法有哪些(档案销毁一般怎么销毁)

公司档案销毁的方法有哪些?

对于公司积累的机密文件,如果少还好处理,可以进行存储或者自行销毁,但是文件量大的话,自己处理肯定是行不通的,一般是选择正规的文件销毁公司,

文件销毁的处理方法:燃烧处理

选用的燃烧炉对材料进行燃烧(城区制止随意在空位进行燃烧)。适用于任何条件的涉密文件、保密材料、秘要档案的销毁。

文件资料销毁方法:

(1)死存,不处理

占用大量办公空间;如管理不善,泄露风险极大。

(2)当做废纸卖给回收站

安全性不高,泄露可能性很大。

(3)焚烧

销毁彻底,但不环保,需要寻找的场所,且在文件回收、转移过程中仍然可能会泄露。

(4)制浆

销毁彻底,环保无污染,但需要的制浆设备,一次性销毁量不大,成本较高。

(5)粉碎

不同销毁效果,环保、快速、销毁量大,是目前国际上流行的纸张文件销毁方法,但需要设备,一套完整的文件销毁管理及销毁流程。

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档案销毁一般怎么销毁?

档案鉴定是档案管理工作的一个重要环节,是鉴别判定档案价值、决定档案“存”“毁”的一项专业性档案业务工作。经过鉴定,对那些确实已经失去保存价值的档案,应当按照要求予以销毁。

《档案法》第三章第十五条规定“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定”,《机关档案工作条例》第十七条规定“机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定”,“鉴定工作结束后,应提出工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经机关领导人批准后销毁”。

公司档案销毁的方法有哪些(档案销毁一般怎么销毁)

销毁档案的程序

1、编制销毁清册。鉴定小组(在机关分管负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成)经过鉴定,对无保存价值的档案编制销毁清册,它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目,准确揭示每一份销毁文件的内容和成分,供领导人审查。

2、拟订鉴定报告,提出销毁意见。报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍,并提出销毁意见、陈述销毁原因。

3、机关分管负责人审批。

4、销毁。领导批准后,一般由二人将需要销毁的档案送往指定的造纸厂做原料,数量较少的亦可自行焚毁,不须当作其他用途,更不许出卖。无论采用什么方法,必须指定两人以上监销,确已销毁后,监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字,以示负责。

5、未批准销毁的档案,要拿出继续保存。


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